Внедрение электронного документооборота на предприятии

ул. Александра Солженицына, д.11, стр.1 109004 Москва
+7 499 113-75-76
ЭДО

Содержание статьи

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная система обмена и обработки документов, позволяющая отказаться от использования бумажных носителей информации. Ее развитие началось в 1990-годы, в настоящее время направление активно расширяется, давая возможность компаниям оптимизировать бизнес-процессы и сокращать издержки. 

Зачем предприятия внедряют электронный документооборот?

Применение электронного документооборота дает компаниям следующие выгоды и преимущества:

  • сокращение времени выполнения задач за счет возможности обработки информации одновременно несколькими пользователями;
  • четкое определение ответственности исполнителей на протяжении всего маршрута движения документа;
  • сокращение издержек организации на архивирование и распечатку бумажной документации;
  • построение прозрачных алгоритмов взаимодействия между отделами предприятия;
  • защита кониденциальности данных;
  • исключение возмофжности дублирования информации;
  • ускорение работы отдельных сотрудников и предприятия в целом.

В зависимости от специфики организации работы ЭДО бывает различных типов.

  1. Производственной.
  2. Складской.
  3. Бухгалтерской и.д.

Эффективное внедрение электронного документооборота на предприятии предполагает не только оформление ЭЦП на уполномоченных лиц и установку программного обеспечения, но и продумывание поисковых возможностей и алгоритмов, разграничение прав доступа, построение маршрутов движения документации и т.д. 

Эксперты нашего портала помогут компаниям получить электронную подпись, которая поможет решить актуальные задачи фирмы и оптимизировать все бизнес-процессы.

Требования к системам электронного документооборота

Системами электронного документооборота (СЭД) называется программное обеспечение, специальные приложения, позволяющие участникам процесса обмениваться документацией. В зависимости от назначения и функциональности программные продукты разделяются на следующие типы.

  1. СЭД с функционалом поиска и сохранения информации (виртуальные архивы).
  2. СЭД для маршрутизации, обеспечивающие передвижение данных по заранее заданным путям согласования.
  3. СЭД с возможностью совместной работы сотрудников. Эти программы созданы для решения бизнес-задач общими силами специалистов вне зависимости от их территориального расположения. Предусмотрены сервисы организации виртуальных конференции, публикации и хранения документации.
  4. СЭД с дополнительной функциональностью (например, управление проектами, ведение клиентских баз, выставление счетов и т.д.).

К числу наиболее востребованных функций СЭД относится:

  • сохранение и поиск данных;
  • организация виртуального делопроизводства;
  • выстраивание маршрутов движения документов, постановки задач для сотрудников компании;
  • составление отчетности (например, о загруженности работников фирмы, числе просроченных задач и т.д.);
  • защита конфиденциальности данных, попадающих в базу. 

Практика показывает, что экономический эффект от внедрения СЭД оказывается тем выше, чем больше сотрудников фирмы включены в электронное взаимодействие. 

Как выбрать оптимальное решение для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии начинается с формулирования задач и выбора решения, подходящего конкретно вашему бизнесу. Чтобы найти из множества программ автоматизации делопроизводства оптимальную, следует учесть ряд критериев.

  1. Как давно представлена на рынке программа ЭДО, наличие обновлений. У вновь появившихся программ могут существовать ошибки и сбои, которые отрицательно скажутся на работе компании. 
  2. Соответствие программного продукта специфике отрасли, целям и задачам, стоящим перед конкретным предприятием.
  3. Техническая поддержка разработчика, доступность обучающих и информационных материалов относительно ее функционирования. 
  4. Возможность модификации ПОс учетом специфики бизнеса. 
  5. Достаточная степень защиты данных, обеспечения конфиденциальности.
  6. Стоимость внедрения с учетом первоначальной цены программного продукта, а также текущие затраты на техническую поддержку в дальнейшем. 

Выбор зависит от того, какие выгоды предприниматель желает получить от внедрения ЭДО, какими ресурсами располагает, каково изначальное состояние делопроизводства в организации. Важно, чтобы отобранная компанией система электронного делопроизводства отвечала требованиям и нормативам, сформулированным в приказе ФНС РФ ММВ-7-6/76@ от 0.03.2017 года. 

Как заказать внедрение ЭДО с нашей помощью?

Чтобы выстроить электронный документооборот на предприятии с нашей помощью, предприниматели действуют по следующему алгоритму:

  1. Подают заявку на получение наших услуг. В заявке необходимо указать наименование, ИНН организации, контактные данные для связи.
  2. Предоставляют необходимые документы. Для начала работы клиенты предоставляют нам заявления на изготовление ключей ЭЦП для каждого компьютера и на присоединение к Регламенту применения ЭДО, свидетельства ИНН и ОГРН организации, документ, подтверждающий полномочия лица, на которого оформляется ЭЦП (например, приказ о назначении), общероссийский паспорт и СНИЛС. 
  3. Составляют техническое задание. Мы помогаем сформировать его в ходе бесплатных консультаций с клиентом. Требования к ЭДО определяются исходя из специфики бизнеса организации и законодательных нормативов, действующих в отрасли. На этом этапе эксперты портала подбирают IT-решение для фирмы, рассчитывают стоимость услуг по внедрению системы и сроки выполнения поставленных задач.
  4. Выпуск ЭЦП. Порядок действий на этом этапе регламентирован положениями 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Для организации внутреннего обмена документацией компании вправе использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись. 
  5. 5. Запуск программ в работу.  Предприниматель запускает в работу выстроенную систему ЭДО, проводит тестирование возможных проблем и рисков. 

Специалисты нашего портала готовы оказать помощь в получении электронной подписи в оптимальные сроки. Для получения более подробной информации заполните на сайте форму обратной связи. Мы ждем ваших заявок!

Преимущества

hands

ГАРАНТИЯ: НИКАКИХ ПОДДЕЛОК

Все просто. Если мы не выполним взятые на себя обязательства, мы вернем деньги

hands

ПРИСУТСТВИЕ НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО

Более 80% клиентов работают с нами по электронной почте, а готовые документы мы бесплатно присылаем курьером

hands

ЛИЧНЫЙ МЕНЕДЖЕР

За Вами будет закреплен личный менеджер, который поможет в решении возникающих вопросов не только в процессе оформления, но и после завершения работ

hands

РАБОТАЕМ С 1999 ГОДА

Дорожим своей репутацией, поэтому все делаем честно и в срок

hands

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

За 15 минут специалисты нашего центра подробно расскажут обо всех особенностях оценки качества с учетом Вашего бизнеса

Этапы работы

letter

ЗАПРОС

Вы оставляете запрос на сайте

arrow
letter

КОНСУЛЬТАЦИЯ

Мы бесплатно консультируем

arrow
letter

ВЫПОЛНЕНИЕ

Вы предоставляете необходимые документы

arrow
letter

РЕЗУЛЬТАТ

Мы помогаем решить Вашу проблему

Оставьте Ваш комментарий

Введите E-mail, чтобы получить извещение, когда на Ваш комментарий ответят.


Комментарии