Внедрение электронного документооборота на предприятии

ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная система обмена и обработки документов, позволяющая отказаться от использования бумажных носителей информации. Ее развитие началось в 1990-годы, в настоящее время направление активно расширяется, давая возможность компаниям оптимизировать бизнес-процессы и сокращать издержки. 

Зачем предприятия внедряют электронный документооборот?

Применение электронного документооборота дает компаниям следующие выгоды и преимущества:

  • сокращение времени выполнения задач за счет возможности обработки информации одновременно несколькими пользователями;
  • четкое определение ответственности исполнителей на протяжении всего маршрута движения документа;
  • сокращение издержек организации на архивирование и распечатку бумажной документации;
  • построение прозрачных алгоритмов взаимодействия между отделами предприятия;
  • защита кониденциальности данных;
  • исключение возмофжности дублирования информации;
  • ускорение работы отдельных сотрудников и предприятия в целом.

В зависимости от специфики организации работы ЭДО бывает различных типов.

  1. Производственной.
  2. Складской.
  3. Бухгалтерской и.д.

Эффективное внедрение электронного документооборота на предприятии предполагает не только оформление ЭЦП на уполномоченных лиц и установку программного обеспечения, но и продумывание поисковых возможностей и алгоритмов, разграничение прав доступа, построение маршрутов движения документации и т.д. 

Эксперты нашего портала помогут компаниям получить электронную подпись, которая поможет решить актуальные задачи фирмы и оптимизировать все бизнес-процессы.

Требования к системам электронного документооборота

Системами электронного документооборота (СЭД) называется программное обеспечение, специальные приложения, позволяющие участникам процесса обмениваться документацией. В зависимости от назначения и функциональности программные продукты разделяются на следующие типы.

  1. СЭД с функционалом поиска и сохранения информации (виртуальные архивы).
  2. СЭД для маршрутизации, обеспечивающие передвижение данных по заранее заданным путям согласования.
  3. СЭД с возможностью совместной работы сотрудников. Эти программы созданы для решения бизнес-задач общими силами специалистов вне зависимости от их территориального расположения. Предусмотрены сервисы организации виртуальных конференции, публикации и хранения документации.
  4. СЭД с дополнительной функциональностью (например, управление проектами, ведение клиентских баз, выставление счетов и т.д.).

К числу наиболее востребованных функций СЭД относится:

  • сохранение и поиск данных;
  • организация виртуального делопроизводства;
  • выстраивание маршрутов движения документов, постановки задач для сотрудников компании;
  • составление отчетности (например, о загруженности работников фирмы, числе просроченных задач и т.д.);
  • защита конфиденциальности данных, попадающих в базу. 

Практика показывает, что экономический эффект от внедрения СЭД оказывается тем выше, чем больше сотрудников фирмы включены в электронное взаимодействие. 

Как выбрать оптимальное решение для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии начинается с формулирования задач и выбора решения, подходящего конкретно вашему бизнесу. Чтобы найти из множества программ автоматизации делопроизводства оптимальную, следует учесть ряд критериев.

  1. Как давно представлена на рынке программа ЭДО, наличие обновлений. У вновь появившихся программ могут существовать ошибки и сбои, которые отрицательно скажутся на работе компании. 
  2. Соответствие программного продукта специфике отрасли, целям и задачам, стоящим перед конкретным предприятием.
  3. Техническая поддержка разработчика, доступность обучающих и информационных материалов относительно ее функционирования. 
  4. Возможность модификации ПОс учетом специфики бизнеса. 
  5. Достаточная степень защиты данных, обеспечения конфиденциальности.
  6. Стоимость внедрения с учетом первоначальной цены программного продукта, а также текущие затраты на техническую поддержку в дальнейшем. 

Выбор зависит от того, какие выгоды предприниматель желает получить от внедрения ЭДО, какими ресурсами располагает, каково изначальное состояние делопроизводства в организации. Важно, чтобы отобранная компанией система электронного делопроизводства отвечала требованиям и нормативам, сформулированным в приказе ФНС РФ ММВ-7-6/76@ от 0.03.2017 года. 

Как заказать внедрение ЭДО с нашей помощью?

Чтобы выстроить электронный документооборот на предприятии с нашей помощью, предприниматели действуют по следующему алгоритму:

  1. Подают заявку на получение наших услуг. В заявке необходимо указать наименование, ИНН организации, контактные данные для связи.
  2. Предоставляют необходимые документы. Для начала работы клиенты предоставляют нам заявления на изготовление ключей ЭЦП для каждого компьютера и на присоединение к Регламенту применения ЭДО, свидетельства ИНН и ОГРН организации, документ, подтверждающий полномочия лица, на которого оформляется ЭЦП (например, приказ о назначении), общероссийский паспорт и СНИЛС. 
  3. Составляют техническое задание. Мы помогаем сформировать его в ходе бесплатных консультаций с клиентом. Требования к ЭДО определяются исходя из специфики бизнеса организации и законодательных нормативов, действующих в отрасли. На этом этапе эксперты центра подбирают IT-решение для фирмы, рассчитывают стоимость услуг по внедрению системы и сроки выполнения поставленных задач.
  4. Выпуск ЭЦП. Порядок действий на этом этапе регламентирован положениями 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Для организации внутреннего обмена документацией компании вправе использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись. 
  5. 5. Запуск программ в работу.  Предприниматель запускает в работу выстроенную систему ЭДО, проводит тестирование возможных проблем и рисков. 

Специалисты нашего портала готовы оказать помощь в получении электронной подписи в оптимальные сроки. Для получения более подробной информации заполните на сайте форму обратной связи. Мы ждем ваших заявок!

Комментарии

Оставьте Ваш комментарий

Введите E-mail, чтобы получить извещение, когда на Ваш комментарий ответят.