Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная система обмена и обработки документов, позволяющая отказаться от использования бумажных носителей информации. Ее развитие началось в 1990-годы, в настоящее время направление активно расширяется, давая возможность компаниям оптимизировать бизнес-процессы и сокращать издержки.
Зачем предприятия внедряют электронный документооборот?
Применение электронного документооборота дает компаниям следующие выгоды и преимущества:
- сокращение времени выполнения задач за счет возможности обработки информации одновременно несколькими пользователями;
- четкое определение ответственности исполнителей на протяжении всего маршрута движения документа;
- сокращение издержек организации на архивирование и распечатку бумажной документации;
- построение прозрачных алгоритмов взаимодействия между отделами предприятия;
- защита кониденциальности данных;
- исключение возмофжности дублирования информации;
- ускорение работы отдельных сотрудников и предприятия в целом.
В зависимости от специфики организации работы ЭДО бывает различных типов.
- Производственной.
- Складской.
- Бухгалтерской и.д.
Эффективное внедрение электронного документооборота на предприятии предполагает не только оформление ЭЦП на уполномоченных лиц и установку программного обеспечения, но и продумывание поисковых возможностей и алгоритмов, разграничение прав доступа, построение маршрутов движения документации и т.д.
Эксперты нашего портала помогут компаниям получить электронную подпись, которая поможет решить актуальные задачи фирмы и оптимизировать все бизнес-процессы.
Требования к системам электронного документооборота
Системами электронного документооборота (СЭД) называется программное обеспечение, специальные приложения, позволяющие участникам процесса обмениваться документацией. В зависимости от назначения и функциональности программные продукты разделяются на следующие типы.
- СЭД с функционалом поиска и сохранения информации (виртуальные архивы).
- СЭД для маршрутизации, обеспечивающие передвижение данных по заранее заданным путям согласования.
- СЭД с возможностью совместной работы сотрудников. Эти программы созданы для решения бизнес-задач общими силами специалистов вне зависимости от их территориального расположения. Предусмотрены сервисы организации виртуальных конференции, публикации и хранения документации.
- СЭД с дополнительной функциональностью (например, управление проектами, ведение клиентских баз, выставление счетов и т.д.).
К числу наиболее востребованных функций СЭД относится:
- сохранение и поиск данных;
- организация виртуального делопроизводства;
- выстраивание маршрутов движения документов, постановки задач для сотрудников компании;
- составление отчетности (например, о загруженности работников фирмы, числе просроченных задач и т.д.);
- защита конфиденциальности данных, попадающих в базу.
Практика показывает, что экономический эффект от внедрения СЭД оказывается тем выше, чем больше сотрудников фирмы включены в электронное взаимодействие.
Как выбрать оптимальное решение для предприятия?
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии начинается с формулирования задач и выбора решения, подходящего конкретно вашему бизнесу. Чтобы найти из множества программ автоматизации делопроизводства оптимальную, следует учесть ряд критериев.
- Как давно представлена на рынке программа ЭДО, наличие обновлений. У вновь появившихся программ могут существовать ошибки и сбои, которые отрицательно скажутся на работе компании.
- Соответствие программного продукта специфике отрасли, целям и задачам, стоящим перед конкретным предприятием.
- Техническая поддержка разработчика, доступность обучающих и информационных материалов относительно ее функционирования.
- Возможность модификации ПОс учетом специфики бизнеса.
- Достаточная степень защиты данных, обеспечения конфиденциальности.
- Стоимость внедрения с учетом первоначальной цены программного продукта, а также текущие затраты на техническую поддержку в дальнейшем.
Выбор зависит от того, какие выгоды предприниматель желает получить от внедрения ЭДО, какими ресурсами располагает, каково изначальное состояние делопроизводства в организации. Важно, чтобы отобранная компанией система электронного делопроизводства отвечала требованиям и нормативам, сформулированным в приказе ФНС РФ ММВ-7-6/76@ от 0.03.2017 года.
Как заказать внедрение ЭДО с нашей помощью?
Чтобы выстроить электронный документооборот на предприятии с нашей помощью, предприниматели действуют по следующему алгоритму:
- Подают заявку на получение наших услуг. В заявке необходимо указать наименование, ИНН организации, контактные данные для связи.
- Предоставляют необходимые документы. Для начала работы клиенты предоставляют нам заявления на изготовление ключей ЭЦП для каждого компьютера и на присоединение к Регламенту применения ЭДО, свидетельства ИНН и ОГРН организации, документ, подтверждающий полномочия лица, на которого оформляется ЭЦП (например, приказ о назначении), общероссийский паспорт и СНИЛС.
- Составляют техническое задание. Мы помогаем сформировать его в ходе бесплатных консультаций с клиентом. Требования к ЭДО определяются исходя из специфики бизнеса организации и законодательных нормативов, действующих в отрасли. На этом этапе эксперты портала подбирают IT-решение для фирмы, рассчитывают стоимость услуг по внедрению системы и сроки выполнения поставленных задач.
- Выпуск ЭЦП. Порядок действий на этом этапе регламентирован положениями 63-ФЗ от 06.04.2011 года. Для организации внутреннего обмена документацией компании вправе использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись.
- 5. Запуск программ в работу. Предприниматель запускает в работу выстроенную систему ЭДО, проводит тестирование возможных проблем и рисков.
Специалисты нашего портала готовы оказать помощь в получении электронной подписи в оптимальные сроки. Для получения более подробной информации заполните на сайте форму обратной связи. Мы ждем ваших заявок!
